Statuts, ROI et charte des membres.

Considérant la nécessité de sauvegarder et de promouvoir les valeurs de solidarité et d’entraide, au niveau national et international, dans le respect de la dignité humaine ;

Considérant la nécessité de promouvoir et de développer l’accès à des soins de qualité pour les personnes dans le besoin ;

Considérant la nécessité de rassembler, de représenter et de défendre les soignants et les praticiens de l’art infirmier dans les systèmes de santé national et international ;

Considérant l’importance de développer le savoir infirmier par la formation et la pratique continues ;

Considérant la nécessité d’apporter une assistance sanitaire aux personnes dans le besoin, en Belgique, au Cameroun et ailleurs, et de disposer d’un organe qui soit le porte-parole de l’association auprès des autorités et institutions ;

l’association, constituée le 25 mars 2023, adopte les présents statuts coordonnés, qui remplacent intégralement ses statuts antérieurs.

L’association est une association sans but lucratif (ASBL) régie par le Code des sociétés et des associations (ci-après « CSA »). Elle porte le nom « Association Belge des Infirmiers Camerounais », en abrégé « ABIC ».

Tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, sites internet et autres documents émanant de l’association mentionnent sa dénomination, précédée ou suivie des mots « association sans but lucratif » ou de l’abréviation « ASBL », l’adresse de son siège, son numéro d’entreprise et la mention « RPM » suivie du tribunal de son siège.

L’association est apolitique et non confessionnelle.

Le siège de l’association est établi en Région wallonne, Avenue Paul Pastur 211, 6032 Mont-sur-Marchienne (Charleroi).

Le conseil d’administration peut transférer le siège en Belgique, pour autant que ce transfert n’impose pas de changer la langue des statuts. Il est habilité à adapter les statuts en conséquence et à faire publier cette modification.

L’adresse électronique de l’association est inficamer@outlook.com et son site internet est www.abic-asbl.com. Toute communication adressée par un membre à cette adresse électronique est réputée valablement faite. Le conseil d’administration peut modifier ces adresses.

Les statuts, les procès-verbaux et les actes officiels de l’association sont rédigés en français. Dans ses activités, l’association peut également utiliser l’anglais, le néerlandais et l’allemand.

L’association est constituée pour une durée indéterminée. Elle peut être dissoute à tout moment, conformément à l’article 22 et au titre VIII.

L’association a pour but désintéressé :

1° de promouvoir le développement et la qualité des soins infirmiers et des disciplines connexes ;

2° d’améliorer l’accès à des soins de qualité pour les populations, en Belgique comme en Afrique, en particulier au Cameroun ;

3° de rassembler, de défendre et de représenter les infirmières et infirmiers, ainsi que les futurs professionnels de l’art infirmier, notamment dans l’exercice de leur profession ;

4° de développer la solidarité et l’entraide entre ses membres.

Pour réaliser son but, l’association peut notamment :

1° rassembler les infirmières et infirmiers exerçant en Belgique et favoriser leur épanouissement professionnel et personnel ;

2° organiser des formations continues, conférences, colloques et échanges de pratiques ;

3° développer, accompagner et soutenir des projets de santé communautaire en Afrique, en particulier au Cameroun, notamment par l’envoi de matériel médical, l’organisation de missions humanitaires ou la participation à de telles missions, et la formation de professionnels de santé ;

4° nouer des partenariats avec des associations, hôpitaux, institutions et organisations, en Belgique et à l’étranger ;

5° organiser des événements, notamment des soirées de gala, et toute action de collecte de fonds destinée à financer ses projets ;

6° créer ou gérer, seule ou avec des partenaires, des structures médico-sociales telles que des maisons médicales, des crèches, des maisons de repos et de soins ou des services de soins à domicile, ainsi qu’un centre de formation d’aides-soignants ;

7° informer, accompagner et représenter ses membres auprès des autorités et institutions.

L’association peut accomplir tous les actes se rapportant directement ou indirectement à son but, y compris des activités économiques dont les bénéfices sont entièrement affectés à la réalisation de ce but. Elle ne peut distribuer ni procurer, directement ou indirectement, aucun avantage patrimonial à ses fondateurs, membres, administrateurs ou à toute autre personne, sauf dans le but désintéressé déterminé par les présents statuts.

L’association comprend des membres effectifs, des membres adhérents et des membres d’honneur.

Seuls les membres effectifs sont membres au sens du CSA. Ils jouissent de la plénitude des droits prévus par la loi et les statuts, dont le droit de vote à l’assemblée générale. Leur nombre est illimité mais ne peut être inférieur à trois.

Les membres adhérents et les membres d’honneur participent aux activités de l’association. Ils n’ont pas le droit de vote et ne sont pas membres au sens du CSA.

§ 1. Peut être admise comme membre effectif toute personne physique qui remplit les conditions suivantes :

1° être titulaire d’un diplôme d’infirmier ou d’infirmière, ou d’un titre équivalent, reconnu ou en cours de reconnaissance en Belgique ;

2° exercer ou avoir exercé la profession en Belgique ;

3° adhérer aux statuts, au règlement d’ordre intérieur et à la charte des membres ;

4° s’acquitter du droit d’entrée et de la cotisation.

L’association est ouverte à toute personne, sans distinction d’origine ou de nationalité.

§ 2. Peut être admise comme membre adhérent toute personne physique ou morale qui souhaite participer aux activités et soutenir le but de l’association, notamment les étudiants en soins infirmiers, les aides-soignants, les autres professionnels de la santé et les sympathisants.

§ 3. Le conseil d’administration peut conférer le titre de membre d’honneur à toute personne qui a rendu des services particuliers à l’association, notamment au parrain et à la marraine de l’association. Ce titre est gratuit.

La demande d’admission est adressée par écrit au conseil d’administration, par courrier, par e-mail ou au moyen du formulaire en ligne de l’association. Le conseil d’administration statue à la majorité simple lors de sa plus prochaine réunion. Sa décision ne doit pas être motivée ; elle est communiquée par écrit au candidat.

Un candidat dont la demande a été refusée peut introduire une nouvelle demande après un délai de douze mois. Le conseil d’administration informe l’assemblée générale suivante des admissions intervenues.

§ 1. Tout membre peut se retirer à tout moment de l’association en adressant sa démission par écrit (courrier ou e-mail) au conseil d’administration.

§ 2. Est réputé démissionnaire le membre effectif qui :

1° ne s’est pas acquitté de sa cotisation dans les six mois de son échéance, malgré trois rappels écrits ;

2° ne remplit plus les conditions d’admission prévues à l’article 8, § 1er, 1° à 3°.

Le conseil d’administration constate la démission et en informe l’intéressé par écrit.

§ 1. L’exclusion d’un membre ne peut être prononcée que par l’assemblée générale, à la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés, après que l’intéressé a été invité à faire valoir ses moyens de défense.

§ 2. En cas de manquement grave aux statuts, au règlement d’ordre intérieur, à la charte des membres ou aux lois, le conseil d’administration peut, après avoir invité le membre à s’expliquer, lui adresser un avertissement écrit ou le suspendre jusqu’à la décision de l’assemblée générale. Pendant la suspension, le membre ne peut exercer aucun de ses droits de membre.

§ 3. Le retrait temporaire d’un membre des groupes de communication de l’association (notamment WhatsApp), décidé en application de la charte des membres, est une mesure de modération. Il ne constitue ni une suspension ni une exclusion de l’association.

§ 4. La procédure disciplinaire est précisée par le règlement d’ordre intérieur.

Les membres démissionnaires, réputés démissionnaires ou exclus, ainsi que les ayants droit d’un membre décédé, n’ont aucun droit sur le patrimoine de l’association. Ils ne peuvent réclamer ni le remboursement des cotisations versées ou des apports effectués, ni un relevé ou une reddition de comptes, ni l’apposition de scellés ou un inventaire.

Le conseil d’administration tient au siège un registre des membres effectifs, le cas échéant sous forme électronique. Il y inscrit les admissions, démissions et exclusions dans les huit jours de la connaissance qu’il a de la décision.

Tous les membres effectifs peuvent consulter le registre au siège, sans déplacement de celui-ci. Les données du registre ne sont communiquées à des tiers que dans les cas prévus par la loi, notamment aux autorités, administrations, services et juridictions légalement habilités, qui y ont accès sans délai sur simple demande.

Tout membre effectif peut consulter au siège le registre des membres, les procès-verbaux et décisions de l’assemblée générale et du conseil d’administration, ainsi que les documents comptables de l’association. Il adresse à cet effet une demande écrite au conseil d’administration, en précisant les documents visés. La consultation a lieu à une date convenue, dans le mois de la réception de la demande.

Les membres effectifs paient un droit d’entrée lors de leur admission, puis une cotisation. Les membres adhérents paient une cotisation réduite. Les membres d’honneur sont dispensés de toute cotisation.

Les montants et les modalités de paiement sont fixés par l’assemblée générale, sur proposition du conseil d’administration. La cotisation des membres effectifs ne peut excéder 20 euros par mois, soit 240 euros par an, et le droit d’entrée 100 euros.

L’assemblée générale est composée de tous les membres effectifs. Les membres adhérents, les membres d’honneur et les personnes invitées par le conseil d’administration peuvent y assister sans droit de vote.

Elle est présidée par le président du conseil d’administration ou, à défaut, par le vice-président ou, à défaut, par un administrateur désigné par les administrateurs présents. Le président de séance désigne un secrétaire de séance et peut désigner un censeur de séance, chargé de veiller au bon déroulement des débats et au respect du temps de parole.

L’assemblée générale est seule compétente pour :

1° modifier les statuts ;

2° nommer et révoquer les administrateurs et les membres du bureau, conformément à l’article 24 ;

3° nommer et révoquer le commissaire éventuel et les vérificateurs aux comptes, et fixer leur rémunération éventuelle ;

4° donner décharge aux administrateurs, au commissaire éventuel et aux vérificateurs aux comptes, et décider d’introduire au nom de l’association une action contre eux ;

5° approuver les comptes annuels et le budget ;

6° exclure un membre ;

7° fixer le montant des cotisations dans les limites de l’article 15 ;

8° approuver et modifier le règlement d’ordre intérieur et la charte des membres ;

9° dissoudre l’association et décider de l’affectation de son patrimoine ;

10° transformer l’association dans les cas prévus par la loi, et faire ou accepter l’apport à titre gratuit d’une universalité ;

11° statuer dans tous les autres cas où la loi ou les statuts l’exigent.

L’assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois par an, dans les six mois de la clôture de l’exercice, notamment pour approuver les comptes de l’exercice écoulé et le budget.

Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à tout moment par le conseil d’administration. Celui-ci est tenu de la convoquer lorsqu’un cinquième des membres effectifs en fait la demande par écrit, en précisant les points à inscrire à l’ordre du jour. Dans ce cas, la convocation est envoyée dans les vingt et un jours de la demande et l’assemblée se tient au plus tard le trentième jour suivant celle-ci.

Le conseil d’administration convoque l’assemblée générale au moins quinze jours avant la réunion, par e-mail adressé à chaque membre effectif ou, pour les membres qui n’ont pas communiqué d’adresse électronique, par courrier ordinaire envoyé le même jour. Un rappel peut être adressé par messagerie.

La convocation mentionne l’ordre du jour, la date, l’heure, le lieu et, le cas échéant, les modalités de participation à distance. Elle est accompagnée des documents utiles, notamment les comptes et le budget soumis à l’approbation et la liste des candidats aux mandats à pourvoir. Lorsqu’elle porte sur une modification des statuts, elle contient le texte des modifications proposées.

Toute proposition signée par au moins un vingtième des membres effectifs et reçue par le conseil d’administration avant l’envoi de la convocation est portée à l’ordre du jour. L’assemblée générale ne délibère valablement que sur les points inscrits à l’ordre du jour.

Le conseil d’administration peut prévoir que les membres participent à l’assemblée générale à distance, au moyen d’un outil de communication électronique qui permet de les identifier, de suivre les débats en direct et d’exercer leur droit de vote. Les membres qui participent de cette manière sont réputés présents.

Chaque membre effectif peut se faire représenter par un autre membre effectif au moyen d’une procuration écrite, y compris par e-mail. Un membre ne peut être porteur de plus de deux procurations.

Chaque membre effectif en ordre de cotisation dispose d’une voix.

Sauf disposition légale ou statutaire contraire, les décisions sont prises à la majorité simple des voix des membres présents ou représentés. Les abstentions, les votes blancs et les votes nuls ne sont pas pris en compte. En cas de partage, la voix du président de séance est prépondérante.

Les votes ont lieu à main levée. Ils ont lieu à bulletin secret pour l’exclusion d’un membre, pour toute élection comptant plus de candidats que de mandats à pourvoir, et chaque fois qu’un membre présent le demande.

L’assemblée générale ne peut valablement délibérer sur une modification des statuts que si celle-ci est expressément indiquée dans la convocation et si au moins deux tiers des membres effectifs sont présents ou représentés.

Une modification des statuts n’est adoptée qu’à la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés. Toutefois, une modification qui porte sur le but désintéressé ou sur les activités qui constituent l’objet de l’association n’est adoptée qu’à la majorité des quatre cinquièmes des voix des membres présents ou représentés. Les abstentions ne sont prises en compte ni au numérateur ni au dénominateur.

Si le quorum de présence n’est pas atteint, une seconde assemblée peut être convoquée. Elle délibère valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés et statue aux mêmes majorités. Elle ne peut se tenir moins de quinze jours après la première.

La dissolution volontaire de l’association est décidée dans les conditions de quorum et de majorité prévues par la loi.

Les décisions de l’assemblée générale sont consignées dans un procès-verbal signé par le président de séance et le secrétaire de séance. Le procès-verbal mentionne les membres présents, représentés et absents (la liste de présence signée y est annexée) ainsi que, pour chaque décision, le nombre de voix pour, contre et d’abstentions.

Le procès-verbal est communiqué aux membres dans les deux mois de l’assemblée. Les procès-verbaux sont conservés au siège dans un registre, le cas échéant électronique, que tout membre effectif peut consulter conformément à l’article 14. Les extraits destinés aux tiers sont signés par le président ou par deux administrateurs.

§ 1. L’association est administrée par un conseil d’administration composé de cinq administrateurs, personnes physiques, élus par l’assemblée générale parmi les membres effectifs. Seuls les administrateurs ont voix délibérative au conseil d’administration.

§ 2. L’assemblée générale élit également, parmi les membres effectifs, les membres du bureau : le président, le vice-président, le secrétaire général, le secrétaire adjoint et le trésorier. Le président et le trésorier sont choisis parmi les administrateurs ; ces deux fonctions ne peuvent être cumulées. Les autres membres du bureau peuvent ne pas être administrateurs ; ils sont invités aux réunions du conseil d’administration avec voix consultative.

§ 3. Les membres du bureau sont élus pour trois ans. Leur mandat est renouvelable et l’assemblée générale peut le révoquer à tout moment. En cas de vacance d’une fonction, le conseil d’administration désigne un remplaçant jusqu’à la prochaine assemblée générale, parmi les administrateurs s’il s’agit du président ou du trésorier.

§ 4. Le bureau prépare les réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale et met en œuvre leurs décisions. Il n’a ni pouvoir de décision propre ni pouvoir de représentation, sauf délégation expresse du conseil d’administration conformément à l’article 31. Les missions de chaque fonction sont précisées par le règlement d’ordre intérieur.

Les administrateurs sont élus pour un terme de trois ans, qui prend fin à l’issue de l’assemblée générale ordinaire de la troisième année. Leur mandat est renouvelable sans limite.

Les candidatures sont adressées par écrit au conseil d’administration au moins vingt et un jours avant l’assemblée générale. La liste des candidats est jointe à la convocation.

Le mandat d’administrateur prend fin par l’expiration du terme, la démission, la révocation, le décès ou la perte de la qualité de membre effectif. L’assemblée générale peut révoquer un administrateur à tout moment, sans devoir motiver sa décision. Tout administrateur peut démissionner par écrit adressé au conseil d’administration ; si sa démission a pour effet de réduire le nombre d’administrateurs en dessous de trois, il reste en fonction jusqu’à ce qu’il soit pourvu à son remplacement.

En cas de vacance d’un mandat, le conseil d’administration peut coopter un nouvel administrateur parmi les membres effectifs. La première assemblée générale qui suit confirme ou non ce mandat. L’administrateur coopté et confirmé achève le mandat de celui qu’il remplace. À défaut de confirmation, son mandat prend fin à l’issue de cette assemblée, sans préjudice de la régularité de la composition du conseil d’administration jusqu’à cette date. Tant qu’au moins trois administrateurs restent en fonction, le conseil d’administration continue de délibérer et de décider valablement en attendant qu’il soit pourvu au remplacement.

L’administrateur qui, sans excuse valable, n’assiste pas à plus de la moitié des réunions du conseil d’administration au cours d’une année peut faire l’objet d’une proposition de révocation à l’assemblée générale.

Le mandat d’administrateur est exercé à titre gratuit. Les administrateurs peuvent être remboursés des frais réels exposés pour l’association, sur justificatifs, conformément au règlement d’ordre intérieur.

Les administrateurs ne contractent aucune obligation personnelle relativement aux engagements de l’association. Leur responsabilité se limite à l’exécution de leur mandat, conformément au CSA.

Le conseil d’administration se réunit au moins quatre fois par an et chaque fois que l’intérêt de l’association l’exige, sur convocation du président ou de deux administrateurs. Il est présidé par le président ou, à défaut, par un administrateur désigné par les administrateurs présents.

La convocation est envoyée aux administrateurs et aux autres membres du bureau, par e-mail ou par messagerie, au moins sept jours avant la réunion, ou deux jours en cas d’urgence motivée. Elle contient l’ordre du jour, la date, l’heure et le lieu ou le lien de connexion. Les réunions peuvent se tenir en présentiel, par visioconférence ou sous forme hybride.

Le conseil d’administration ne délibère valablement que si la majorité des administrateurs en fonction est présente ou représentée. Un administrateur peut donner procuration écrite à un autre administrateur ; aucun administrateur ne peut détenir plus d’une procuration. Le conseil ne délibère que sur les points inscrits à l’ordre du jour, sauf si tous les administrateurs sont présents ou représentés et acceptent d’en délibérer.

Les décisions sont prises à la majorité simple des voix exprimées. En cas de partage, la voix du président de séance est prépondérante. Les décisions peuvent aussi être prises par consentement unanime des administrateurs, exprimé par écrit, y compris par e-mail.

Les décisions sont consignées dans des procès-verbaux signés par le président et le secrétaire général, et conservées dans un registre au siège.

Lorsque le conseil d’administration doit prendre une décision à propos de laquelle un administrateur a un intérêt direct ou indirect de nature patrimoniale opposé à celui de l’association, cet administrateur en informe les autres administrateurs avant la délibération. Sa déclaration et ses explications figurent au procès-verbal. Il ne prend part ni à la délibération ni au vote. Lorsque tous les administrateurs ont un conflit d’intérêts, la décision est soumise à l’assemblée générale.

Le conseil d’administration a les pouvoirs les plus étendus pour l’administration et la gestion de l’association. Il exerce tous les pouvoirs qui ne sont pas expressément réservés à l’assemblée générale par la loi ou les statuts.

Le conseil d’administration représente l’association en tant que collège, y compris en justice.

Sans préjudice de ce pouvoir, l’association est valablement représentée dans tous ses actes, y compris en justice, par deux administrateurs agissant conjointement. Ceux-ci n’ont pas à justifier à l’égard des tiers d’une décision préalable du conseil d’administration.

Le conseil d’administration peut confier la gestion journalière de l’association, avec l’usage de la signature y afférente, à une ou plusieurs personnes, administrateurs ou non, agissant seules ou conjointement. La gestion journalière comprend les actes et décisions qui n’excèdent pas les besoins de la vie quotidienne de l’association, ainsi que ceux qui, en raison de leur intérêt mineur ou de leur urgence, ne justifient pas l’intervention du conseil d’administration.

Le conseil d’administration fixe l’étendue et la durée de cette délégation et peut y mettre fin à tout moment. Il peut en outre conférer des mandats spéciaux et limités à toute personne de son choix.

Tant que la loi n’impose pas la nomination d’un commissaire, l’assemblée générale désigne un ou deux vérificateurs aux comptes, choisis en dehors du conseil d’administration, pour un mandat de trois ans renouvelable. Ils ont accès à tous les livres et pièces comptables et font rapport par écrit à l’assemblée générale ordinaire.

L’exercice social commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre.

Chaque année, le conseil d’administration établit les comptes de l’exercice écoulé et le budget de l’exercice suivant. Il les soumet, avec le rapport des vérificateurs aux comptes, à l’approbation de l’assemblée générale ordinaire, dans les six mois de la clôture de l’exercice.

Après l’approbation des comptes, l’assemblée générale se prononce par un vote distinct sur la décharge des administrateurs et des vérificateurs aux comptes. Les comptes sont déposés conformément à la loi.

L’assemblée générale peut adopter, à la majorité simple, un règlement d’ordre intérieur et une charte des membres. Ceux-ci ne peuvent contenir de dispositions contraires aux dispositions légales impératives ou aux statuts.

La dernière version approuvée du règlement d’ordre intérieur est celle adoptée par l’assemblée générale du 3 octobre 2026.

En cas de dissolution volontaire, l’assemblée générale désigne un ou plusieurs liquidateurs, détermine leurs pouvoirs et les modalités de la liquidation, conformément à la loi.

En cas de dissolution, après apurement du passif, l’actif net est affecté à une association sans but lucratif ou à une fondation qui poursuit un but désintéressé similaire à celui de l’association, désignée par l’assemblée générale ou, à défaut, par le ou les liquidateurs.

Les modifications des statuts, les nominations et cessations de fonctions des administrateurs, des personnes habilitées à représenter l’association, des délégués à la gestion journalière et du commissaire éventuel, ainsi que les décisions relatives à la dissolution, sont déposées au greffe du tribunal de l’entreprise et publiées aux Annexes du Moniteur belge conformément à la loi.

Tout ce qui n’est pas réglé par les présents statuts est régi par le Code des sociétés et des associations.

Les administrateurs en fonction lors de l’adoption des présents statuts poursuivent leur mandat jusqu’à son terme, soit jusqu’à l’issue de l’assemblée générale ordinaire de 2029. Les membres du bureau élus par l’assemblée générale du 3 octobre 2026 conservent leur fonction jusqu’au terme de leur mandat.

Les fonctions de commissaire aux comptes, de censeur et de conseiller prévues par les statuts du 25 mars 2023 sont supprimées. La personne désignée commissaire aux comptes par l’assemblée générale du 3 octobre 2026 exerce la fonction de vérificatrice aux comptes prévue à l’article 32 jusqu’au terme de son mandat.

Statuts coordonnés adoptés par l’assemblée générale du 3 octobre 2026, à Charleroi.

Pour le conseil d’administration :

Nom, fonction et signature Nom, fonction et signature

Le présent règlement complète les statuts de l’association. Il ne peut y déroger : en cas de contradiction, la loi et les statuts priment. Il remplace le règlement d’ordre intérieur approuvé le 25 mars 2023. Il s’applique à tous les membres, effectifs, adhérents et d’honneur.

La demande d’adhésion se fait au moyen du formulaire disponible sur le site de l’association ou sur papier. Le candidat membre effectif joint une copie de son diplôme, ou la preuve de sa reconnaissance ou de son enregistrement en Belgique, et signe l’engagement à respecter les statuts, le présent règlement et la charte des membres.

Le secrétaire général accuse réception de la demande et la soumet au conseil d’administration lors de sa réunion suivante. Après l’admission, le nouveau membre reçoit les statuts, le présent règlement et la charte. Il est ajouté aux canaux de communication et présenté lors de la rencontre suivante des membres. Un membre expérimenté peut être désigné pour l’accueillir pendant ses premiers mois.

À la date d’adoption du présent règlement, l’assemblée générale a fixé la cotisation des membres effectifs à 20 euros par mois (240 euros par an), le droit d’entrée à 100 euros et la cotisation des membres adhérents à 10 euros par mois (120 euros par an), sans droit d’entrée.

La cotisation peut être payée mensuellement, de préférence par ordre permanent, ou en une fois pour l’année. Le paiement se fait par virement sur le compte de l’association BE12 0689 5103 3392, avec la communication « Cotisation – nom – année ».

Le trésorier vérifie les paiements chaque mois. En cas de retard, il envoie :

un premier rappel amical, par message personnel, après un mois de retard ;

un deuxième rappel par e-mail après trois mois ;

un troisième rappel par e-mail après cinq mois, qui rappelle l’article 10 des statuts.

Si la cotisation n’est toujours pas payée six mois après l’échéance, le conseil d’administration constate que le membre est réputé démissionnaire.

Un membre qui traverse des difficultés peut demander, en toute confidentialité, un étalement ou une dispense temporaire. Le conseil d’administration en décide.

Avant chaque assemblée générale, le trésorier remet au secrétaire général la liste à jour des membres effectifs en ordre de cotisation.

Les membres du bureau sont élus conformément à l’article 24 des statuts : le président et le trésorier sont administrateurs, les autres membres du bureau peuvent ne pas l’être et participent au conseil d’administration avec voix consultative. Les missions ci-dessous décrivent la répartition des tâches. Elles ne modifient pas les règles de décision et de représentation prévues par les statuts.

Président — coordonne l’action de l’association, prépare les ordres du jour avec le secrétaire général, préside le conseil d’administration et l’assemblée générale, est le porte-parole de l’association et veille au suivi des décisions.

Vice-président — assiste et remplace le président, préside la commission de discipline et de médiation, et suit les projets que le conseil lui confie.

Secrétaire général — envoie les convocations, rédige les procès-verbaux dans les quinze jours de chaque réunion, tient le registre des membres et le registre des procès-verbaux, conserve les archives et gère la correspondance.

Secrétaire adjoint — assiste et remplace le secrétaire général, et coordonne la communication : site internet, réseaux sociaux, groupes WhatsApp.

Trésorier — tient la comptabilité, exécute les paiements, suit les cotisations et les rappels, prépare les comptes annuels et le budget, gère les relations avec la banque, tient l’inventaire des biens et le dossier des assurances.

Vérificateur aux comptes — contrôle au moins une fois par an, avant l’assemblée générale ordinaire, les comptes et les pièces justificatives, et remet un rapport écrit.

Censeur de séance — désigné au début de chaque réunion (assemblée générale, conseil d’administration, rencontre de membres), il veille au respect du temps de parole, de l’ordre du jour et de la charte des membres. Il peut proposer une pause pour apaiser un débat.

Une fonction n’est pas exclusive : tout administrateur ou membre du bureau peut se voir confier une mission particulière par le conseil d’administration.

Conseil d’administration. Le calendrier des réunions est fixé en début d’année. Les documents utiles sont envoyés au plus tard trois jours avant la réunion. Le projet de procès-verbal est diffusé aux administrateurs et aux membres du bureau dans les quinze jours et approuvé au début de la réunion suivante. Un tableau de suivi des actions (qui fait quoi, pour quand) est tenu à jour par le secrétaire général.

Rencontres de membres. Le conseil d’administration organise au moins quatre rencontres de membres par an : réunion d’information, souper, activité sportive ou culturelle, formation. La participation est vivement encouragée, mais elle n’est pas une condition d’adhésion.

Assemblée générale. Une liste de présence est signée à l’entrée. Les procurations sont remises au secrétaire général avant l’ouverture de la séance. Lors d’un vote à bulletin secret, deux membres non candidats sont désignés pour dépouiller les bulletins.

Les dépenses sont engagées dans les limites du budget approuvé par l’assemblée générale. Leur engagement suit ces seuils :

jusqu’à 250 euros : le trésorier ou le président ;

de 250 à 1 000 euros : accord préalable du président et du trésorier ;

au-delà de 1 000 euros : décision préalable du conseil d’administration, consignée au procès-verbal.

Au moins deux administrateurs, dont le trésorier et le président, disposent d’un accès au compte bancaire. Tout paiement supérieur à 1 000 euros est validé par deux d’entre eux.

Les recettes en espèces (billetterie, buvette, collectes) sont comptées par deux personnes, consignées dans un relevé de caisse signé par les deux et versées sur le compte dans les sept jours.

Notes de frais. Tout remboursement se fait au moyen d’une note de frais accompagnée des justificatifs, introduite dans les deux mois de la dépense. Le trésorier l’approuve, et le président approuve celles du trésorier. Les déplacements sont remboursés sur la base des transports en commun (seconde classe) ou de l’indemnité kilométrique en vigueur dans les services publics fédéraux. Les amendes ne sont jamais remboursées. Les frais de mission doivent avoir été autorisés au préalable par le conseil d’administration.

Les remboursements aux volontaires respectent la loi du 3 juillet 2005 relative aux droits des volontaires : frais réels justifiés ou défraiement forfaitaire dans les plafonds légaux, sans cumul non autorisé.

Chaque projet (soirée de gala, envoi de matériel, mission, formation) fait l’objet d’une fiche approuvée par le conseil d’administration avant tout engagement. La fiche précise l’objectif, le budget, les partenaires, le calendrier et le responsable du projet.

Les fonds collectés pour un projet sont suivis séparément en comptabilité et affectés à ce projet. Si l’association doit compléter le financement sur ses fonds propres, ou s’il reste un solde, le conseil d’administration en décide et en informe l’assemblée générale.

Les accords avec les partenaires sont conclus par écrit et signés conformément aux règles de représentation des statuts. Pour un envoi de matériel, un inventaire est dressé au départ et un procès-verbal de réception est signé à l’arrivée par les structures bénéficiaires.

Les membres qui partent en mission au nom de l’association reçoivent un ordre de mission du conseil d’administration, sont couverts par une assurance assistance et remettent un rapport de mission à leur retour.

Dans les deux mois de la fin du projet, son responsable présente un bilan au conseil d’administration : finances, réalisations, photos et leçons tirées. Un résumé est présenté à l’assemblée générale et adressé aux donateurs et partenaires.

Les membres qui agissent pour l’association le font en qualité de volontaires, sans rémunération. Conformément à la loi du 3 juillet 2005, l’association remet à chaque volontaire une note d’organisation. Cette note précise le but de l’association, les assurances souscrites, le régime de remboursement des frais et l’obligation de discrétion.

L’association souscrit une assurance en responsabilité civile couvrant ses activités et ses volontaires. Le conseil d’administration examine l’opportunité d’une assurance de la responsabilité des administrateurs, d’une assurance accidents corporels pour les volontaires et d’une assurance assistance pour les missions à l’étranger.

Tout accident survenu dans le cadre d’une activité est signalé sans délai au secrétaire général, pour une déclaration à l’assureur dans les huit jours. L’association n’est pas responsable des vols ou dégâts aux biens personnels lors de ses activités.

La commission de discipline et de médiation est composée du vice-président, qui la préside, et de deux membres effectifs désignés chaque année par le conseil d’administration. Un membre de la commission concerné par une affaire est remplacé pour celle-ci.

Toute plainte est adressée par écrit au vice-président ou au secrétaire général et traitée avec la plus stricte discrétion. La commission informe par écrit le membre concerné des faits qui lui sont reprochés et l’invite à être entendu dans un délai d’au moins quinze jours ; il peut se faire accompagner d’un autre membre. La commission cherche d’abord une solution amiable. Elle remet ensuite un rapport au conseil d’administration, qui peut :

classer la plainte sans suite ;

adresser un rappel à l’ordre ou un avertissement écrit ;

suspendre le membre jusqu’à la décision de l’assemblée générale ;

proposer l’exclusion à l’assemblée générale, seule compétente pour la prononcer (article 11 des statuts).

Sont notamment considérés comme des manquements graves : le détournement de fonds ou de biens de l’association ; le harcèlement, la violence ou la discrimination ; l’atteinte grave et délibérée à l’image de l’association ; la divulgation de données personnelles de membres ou d’informations couvertes par le secret professionnel ; le fait de s’exprimer ou de s’engager au nom de l’association sans mandat ; le non-respect répété de la charte après avertissement.

L’association peut être accompagnée d’un parrain et d’une marraine, personnalités qui la soutiennent par leurs conseils, leur réseau et leur visibilité. Ils sont proposés par le conseil d’administration et invités à s’engager pour trois ans, renouvelables, comme les mandats du bureau. Ils reçoivent le titre de membre d’honneur. Ils sont invités à l’assemblée générale et aux activités, sans droit de vote et sans pouvoir d’engager l’association. Le renouvellement de leur engagement est évoqué avec eux à l’approche de son terme.

Le conseil d’administration peut créer des commissions ou groupes de travail, par exemple pour la formation, les événements, les projets au Cameroun ou la communication. Chacun a un référent, qui fait rapport au conseil d’administration. Ces groupes sont ouverts à tous les membres, y compris les membres adhérents.

Les canaux officiels de l’association sont son site internet, son adresse e-mail, ses réseaux sociaux et ses groupes WhatsApp. Leurs règles d’usage figurent dans la charte des membres. Seuls le président et les personnes mandatées par le conseil d’administration s’expriment publiquement au nom de l’association. L’usage du nom et du logo de l’association requiert l’accord du conseil d’administration.

Des photos et vidéos sont prises lors des activités et peuvent être publiées sur les canaux de l’association. Chaque membre peut s’y opposer à tout moment, pour l’avenir, en le signalant au secrétaire général. Aucune image de patient n’est prise ni diffusée sans son consentement écrit. Aucune image de mineur n’est diffusée sans l’accord de ses parents.

L’association est responsable du traitement des données personnelles de ses membres. Le contact pour toute question est l’adresse électronique de l’association mentionnée à l’article 2 des statuts.

Données traitées : identité, coordonnées, diplôme (pour l’admission), dates d’adhésion, paiements, participation aux activités et réponses aux questionnaires de l’association.

Finalités : gestion des adhésions et des cotisations, communication, organisation des activités et respect des obligations légales (registre des membres, publications légales, registre UBO).

Accès : seuls les administrateurs et les personnes qui en ont besoin pour leur mission ont accès aux données. Le registre des membres est consultable par les membres dans les conditions des statuts. Aucune liste de membres n’est communiquée à des tiers, sauf obligation légale ou accord de la personne. Un annuaire interne n’est établi qu’avec l’accord des membres concernés. Les numéros de registre national ne sont utilisés que pour les formalités légales et ne figurent dans aucun document diffusé aux membres.

Conservation : les données sont conservées pendant l’adhésion et deux ans après celle-ci. Les pièces comptables sont conservées pendant les délais légaux.

Droits : chaque membre peut accéder à ses données, les faire rectifier ou supprimer, et s’opposer à certains traitements, en écrivant à l’adresse ci-dessus. Il peut introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données.

Le présent règlement est modifié par l’assemblée générale, à la majorité simple, sur un point inscrit à l’ordre du jour. Toute modification s’accompagne de la mise à jour de la date de la dernière version approuvée, mentionnée à l’article 35 des statuts.

Il entre en vigueur le jour de son approbation par l’assemblée générale du 3 octobre 2026.

Solidarité : nous nous soutenons entre membres et nous soutenons les populations que nos projets servent.

Respect : chaque personne est traitée avec courtoisie, quelles que soient ses opinions, son parcours ou sa fonction.

Professionnalisme : nous agissons selon l’éthique et la déontologie de notre profession, dont le secret professionnel.

Intégrité et transparence : l’argent et les biens de l’association sont utilisés uniquement pour ses projets, et nous en rendons compte.

Engagement : chacun contribue selon ses disponibilités et ses talents.

Ouverture : l’ABIC est apolitique et non confessionnelle, et accueille toute personne qui partage ses objectifs.

Participer, autant que possible, aux rencontres, aux assemblées générales et aux projets.

Payer ma cotisation à temps, de préférence par ordre permanent.

Respecter les décisions prises démocratiquement, même si j’ai voté contre, et exprimer mes désaccords dans les instances prévues.

Ne m’exprimer et ne m’engager au nom de l’ABIC que si j’y suis mandaté.

Reconnaître et valoriser le travail des autres, et accepter les critiques constructives.

Respecter la confidentialité des informations personnelles des membres et des débats confidentiels.

Informer régulièrement et clairement : décisions, projets, comptes.

Écouter les membres, notamment par un questionnaire annuel sur leurs besoins et leurs attentes.

Valoriser les contributions : remerciements, mise en avant lors de l’assemblée générale et sur nos canaux.

Accueillir les nouveaux membres et les accompagner pendant leurs premiers mois.

Protéger les données personnelles, conformément au règlement d’ordre intérieur.

Les groupes. Le groupe d’annonces de l’ABIC sert aux informations officielles ; seuls les membres du bureau y publient. Le groupe d’échanges est ouvert aux discussions entre membres en lien avec l’association et la profession.

Ce que nous faisons :

rester courtois, bienveillants et concis ;

rester dans le sujet du groupe et passer en message privé pour les échanges personnels ;

éviter les messages entre 22 h et 7 h, sauf urgence ;

vérifier une information avant de la partager.

Ce que nous ne faisons pas :

insulter, harceler, humilier ou discriminer ;

diffuser de la propagande politique ou religieuse, des chaînes ou des informations non vérifiées ;

publier de la publicité ou des sollicitations commerciales sans l’accord des modérateurs ;

partager une information ou une image permettant d’identifier un patient ;

transférer hors du groupe des messages, captures d’écran ou numéros de téléphone de membres sans leur accord.

Modération. Les groupes sont modérés par le secrétaire adjoint et le secrétaire général. En cas de manquement, ils appliquent ces mesures, dans l’ordre :

rappel en privé ;

rappel dans le groupe ;

retrait temporaire du groupe, pour un mois au plus ;

saisine du conseil d’administration.

Le retrait d’un groupe est une mesure de modération. Ce n’est ni une suspension ni une exclusion de l’association (article 11 des statuts).

Arriver à l’heure et prévenir en cas d’absence ou de retard.

Demander la parole et respecter le temps de parole fixé par le censeur de séance.

Écouter jusqu’au bout, critiquer les idées et non les personnes.

Limiter l’usage du téléphone pendant les débats.

Chaque membre signe la charte lors de son adhésion. Les membres actuels la reçoivent après son approbation par l’assemblée générale. La charte est révisée par l’assemblée générale lorsque c’est nécessaire.

Je soussigné(e) nom et prénom déclare avoir pris connaissance de la charte des membres de l’ABIC et m’engage à la respecter.

Date : … Signature : …